Una vez que los
directivos hayan decidido sobre lo que quieren obtener de su sistema de
planeación, es muy importante que los detalles se analicen con mucho cuidado.
Este es el plan para planear o la guía para la planeación, lo cual muchas veces
también se denomina “manual para la planeación”. En una pequeña empresa el plan
para planear puede ser transmitido verbalmente a los ejecutivos, pero en
compañías grandes se recomienda hacerlo por escrito.
Se puede hacer
notar de modo parentético, que la emisión del primer manual para la planeación
representa el final de una secuencia de pasos en el plan para planear. La
intención de planear puede concretarse en una evaluación de la planeación que
se está realizando actualmente en una organización, y una determinación si se necesitan
o no más o diferentes planes. En caso de que sí, hay que fijar los propósitos.
Se pueden diseñar sistemas preliminares, los cuales
se examinarán
entre los ejecutivos y el personal. Una vez que estén aceptados y comprendidos
por estos últimos, puede escribirse el manual.
Los manuales de
planeación proporcionan los lineamientos básicos para la planeación en una
empresa. Por tanto, deberían contener una clara exposición de las obligaciones
del ejecutivo en jefe en cuanto a una planeación formal efectiva como un
requisito esencial de la dirección, especialmente para el primer ciclo de
planeación; un glosario de términos claves; una especificación de información
necesaria para el sistema; una especificación de quién debe proporcionar qué
tipo de información; un plan de flujo de información y cualquier norma de
planeación especial, tal como si la evaluación usada en el proceso se hará
sobre una base constante o actual.
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